ZIP, PDF 파일 크기 줄이는 방법! 파일 첨부 쉽게 하려면?
우리는 매일 다양한 종류의 파일을 다루고 관리합니다. 특히 업무를 할 때, 효율적인 파일 관리와 전송을 위해서는 파일 크기 줄이는 방법을 반드시 숙지해야 하는데요. 전 세계 모든 기업에서 가장 널리 사용되는 파일 형식 ZIP과 PDF는 파일 용량을 줄이고, 파일 공유 시 발생하는 문제점을 최소화할 수 있다는 장점을 가지고 있습니다. 오늘은 ZIP 압축방법과 PDF 압축방법을 통해 파일 크기 줄이는 방법을 소개하고, 클라우드 스토리지를 활용해 파일 첨부를 더욱 쉽게 할 수 있는 방법까지 알아보겠습니다.
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목차
1. 파일 크기를 줄여야 하는 이유?
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팀원이나 클라이언트에게 대용량 첨부파일을 보내야 할 때, 주로 어떤 방법을 택하시나요? 파일 크기 제한으로 이메일이나 메신저 파일 첨부로 전송하는 것은 어렵습니다. 하지만 하나의 파일을 여러 개의 파일로 분할하고, 일일이 전송하기 위해서는 많은 시간이 필요하고 비효율적이기도 합니다. 따라서 효율적인 파일 공유를 위해서는 파일 크기 줄이는 방법을 활용해야 하는데요. 파일 크기를 줄여야 하는 이유는 3가지는 다음과 같습니다.
- 저장 공간 절약: 작은 파일은 하드 드라이브나 클라우드 스토리지의 저장 공간을 덜 차지하여, 더 많은 데이터를 저장할 수 있게 해 줍니다.
- 시스템 성능 향상: 파일의 크기가 작으면 데이터 전송 속도가 빨라져 더욱 효율적인 작업 환경을 만들 수 있습니다.
- 대용량 파일 첨부: 대부분의 이메일과 메신저는 첨부 가능한 파일 크기에 제한이 있기 때문에, 파일 크기를 줄여야 하는 상황이 자주 발생합니다.
그렇다면 어떻게 파일 크기를 줄여야 할까요? ZIP과 PDF 파일 형식을 활용하여 파일을 압축하는 것이 파일 크기 줄이는 방법 중 가장 일반적인 방법인데요. 이때 여러 개의 파일을 하나로 압축할 때는 ZIP 파일 형식을 주로 사용합니다. 파일을 압축하는 과정에서 파일이 손상되거나 파일이 열리지 않는 상황을 방지하기 위해, PDF 형식으로 문서를 저장 및 변환하거나 압축하는 단계도 필요합니다.
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2. ZIP 압축방법
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ZIP 파일이란 여러 개의 파일을 하나의 공간에 압축하는 데 사용되는 파일 형식입니다. ZIP 압축방법을 활용하면 여러 파일을 하나로 묶어 관리할 수 있고, 파일 크기가 줄어들면 빠른 속도로 파일을 전송하고 저장할 수 있습니다. 용량이 큰 파일도 원래 상태로 복원할 수 있어서, 원본 데이터를 손상 없이 온전히 보존할 수 있다는 장점을 가집니다.
다음으로 Windows와 Mac 두 가지 운영체제에서 ZIP 파일 압축 및 해제 방법과 파일 보호를 위한 비밀번호 설정 방법을 알아보겠습니다.
① Windows ZIP 파일 압축 및 해제 방법
- 파일 압축:
- 압축할 파일이나 폴더를 선택 후 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 "ZIP 파일로 압축"을 선택합니다.
- ZIP 파일이 생성되고, 이름을 변경할 수 있습니다.
- 파일 해제:
- ZIP 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고, "압축 풀기"를 선택합니다.
- 파일을 추출할 위치를 선택하고 "추출" 버튼을 클릭합니다.
- 비밀번호 설정:
- Windows 기본 기능으로는 비밀번호 설정이 불가능하므로, 7-Zip과 같은 추가 소프트웨어를 사용해야 합니다.
- 7-Zip을 설치하고, 압축할 파일을 선택 후 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 "7-Zip" > "추가 압축 파일"을 선택합니다.
- 팝업 창의 "암호화" 섹션에서 비밀번호를 입력하고, "확인"을 클릭하여 비밀번호가 설정된 ZIP 파일을 생성합니다.
② Mac에서 ZIP 파일 압축 및 해제 방법
- 파일 압축:
- 압축할 파일이나 폴더를 선택 후 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 "압축"을 선택합니다.
- ZIP 파일이 생성됩니다.
- 파일 해제:
- ZIP 파일을 더블 클릭하면 자동으로 압축이 해제되어 동일한 위치에 파일이 추출됩니다.
- 비밀번호 설정:
- Mac에 설치되어 있는 응용 프로그램 "터미널" 앱을 검색하여 실행합니다.
- "터미널" 앱에 "zipcloak"을 입력하고 스페이스 바를 한 번 누릅니다.
- 암호를 설정하고자 하는 ZIP 파일을 "터미널" 앱에 드래그 앤 드롭으로 끌어다 옮기고 엔터를 누릅니다.
- 파일 경로가 표시되고, 암호를 입력하라는 문구가 표시되면 원하는 암호를 입력하고 엔터를 누릅니다. 암호를 확인하라는 문구가 표시되면 암호를 한 번 더 입력하고 엔터를 누릅니다.
- ZIP 압축파일 잠금이 완료됩니다.
3. PDF 압축방법
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PDF(Portable Document Format)란 최근 규격화되어 보편적으로 사용되는 파일 형식입니다. PDF는 어떤 디바이스에서 문서를 열더라도 문서의 형식이 유지되는 파일 형식으로 텍스트, 이미지, 그래픽, 하이퍼링크까지 모두 포함할 수 있습니다. PDF 파일은 특정 프로그램이 없다면 PDF 파일의 수정 및 편집이 불가능하므로, 파일을 원본 그대로 공유하거나 문서를 인쇄할 때 유용합니다.
하지만 PDF 파일의 용량이 크다면 이메일 첨부나 웹 업로드 시 문제가 발생할 수 있는데요. 특히 PDF 파일에 고품질 이미지가 포함된 경우에는 파일 용량이 기하급수적으로 증가합니다. 파일 공유 시 PDF의 높은 호환성은 유지하면서 파일 용량을 줄이기 위해서는 PDF 파일을 압축해야 합니다.
지금부터 어도비 온라인, 알PDF를 활용한 PDF 파일 크기 줄이는 방법을 알아보겠습니다. 2가지 압축 방법 모두 PDF 압축 수준을 지정해야 하는데, 압축 수준이 높을수록 용량은 줄어들지만 이미지 품질이 저하될 수 있다는 점을 유념하시기 바랍니다.
① 어도비 온라인 PDF 압축방법
출처: Adobe Acrobat
PDF 파일을 압축하는 가장 간단한 방법은 PDF 파일 형식을 만든 어도비에서 제공하는 PDF 압축 서비스를 활용하는 것입니다. 어도비 온라인에서 파일을 압축할 때는 최초 1회 이후로 웹사이트 로그인이 필수이고, 별도로 비용은 발생하지 않습니다.
- 웹 브라우저에서 Adobe Acrobat을 검색하고 "PDF 압축하기"를 클릭합니다.
- 압축할 PDF 파일을 선택하고 파일의 압축 수준(높음, 중간, 낮음)을 지정합니다. 파일의 압축 수준에 따라 파일 용량 및 이미지 품질이 달라집니다.
- "압축"을 클릭하고 압축이 완료되면 "다운로드"를 클릭하여 압축된 PDF 파일을 다운로드합니다.
② 알PDF 압축방법
출처: ALTools
알PDF와 같은 PDF 편집 소프트웨어를 설치하면 PDF 파일을 쉽게 압축할 수 있습니다. 다만 알PDF는 개인 사용자는 무료로 사용할 수 있지만, 기업 및 기관은 유료 버전을 구입하여 사용할 수 있습니다.
- 알PDF를 설치 후 실행합니다.
- 화면 상단의 "PDF 최적화"를 클릭하여 압축할 PDF 파일을 선택합니다.
- 파일의 압축 수준을 지정하고 "적용"을 클릭합니다.
- 압축된 PDF 파일을 확인하고 상단의 "파일" 탭에서 "저장" 또는 "다른 이름으로 저장"을 클릭하여 파일을 저장합니다.
4. 파일 압축, 파일 첨부가 번거롭다면? 라쿠텐 드라이브!
출처: Freepik
지금까지 ZIP과 PDF 파일 형식을 활용하여 파일 크기 줄이는 방법을 살펴보았습니다. ZIP 압축방법을 활용하면 대용량 파일도 한 번에 이메일 첨부할 수 있다는 장점이 있지만, 여전히 파일을 압축하고 해제하는 작업을 거쳐야 하고, 디바이스에 따라 전용 소프트웨어를 설치해야 한다는 단점이 존재합니다. PDF 문서는 데이터를 원본 그대로 보존할 수 있다는 장점이 있지만, 실시간 공동작업 및 공동편집이 불가능하다는 단점이 있는데요.
보다 더 효율적인 파일 압축, 파일 첨부를 위해 ZIP과 PDF의 장점은 유지하고 단점은 제거하려면 어떻게 해야 할까요? 라쿠텐 드라이브와 같은 클라우드 스토리지를 활용하면 대용량 파일을 별도로 압축 및 해제할 필요 없이 손쉬운 파일 공유가 가능합니다. 데스크톱에서도, 모바일에서도 언제 어디서나 클라우드 스토리지에 접속하여 파일을 공유하면 파일 크기 줄이는 방법을 별도로 숙지할 필요 없이 업무 시간을 효과적으로 단축할 수 있습니다.
클라우드 스토리지는 저장된 파일에서 실시간으로 공동작업 및 공동편집한 내용은 서버에 모두 저장되어 파일의 버전 관리가 용이합니다. 특히 라쿠텐 드라이브에서는 PDF 파일을 일일이 열어보며 원하는 백업 파일 버전을 찾을 필요 없이, 원하는 파일에 쉽게 검색하고 액세스 할 수 있습니다. 라쿠텐 드라이브에서 대용량 파일을 나누어 보내는 번거로움과 여러 개의 파일을 압축하는 번거로움을 모두 제거하고, 최대 100GB의 파일을 한 번에 전송해 보세요!
지금까지 ZIP과 PDF 파일 형식을 활용하여 파일 크기 줄이는 방법과 클라우드 스토리지를 활용하여 더 간단하게 첨부파일을 공유하는 방법까지 알아보았습니다. 팀원과 클라이언트에게 더 빠르고 효율적인 파일 공유를 목표로 한다면, 파일을 압축하고 해제하는 과정조차 불필요한 클라우드 스토리지 활용을 추천합니다. 오늘 소개해 드린 내용을 토대로 디지털 환경에서의 업무 효율성을 높여 보시기 바랍니다.
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