공유폴더를 만드는 방법 STEP 3! 손쉽게 파일 공유하는 법은?
오늘날 비즈니스 환경에서 효율적인 파일 공유는 팀의 생산성을 높이고 협업을 원활하게 하는 데 중요한 역할을 합니다. 특히 클라우드 스토리지에 공유폴더를 생성하면 파일 공유를 더 쉽고 간편하게 할 수 있고, 실시간 공동작업 및 공동편집을 할 때에도 효과적입니다. 오늘은 공유폴더가 무엇인지 알아보고, 공유폴더를 만드는 방법을 단계별로 설명해 드리겠습니다. 공유폴더의 장단점과 제작 시 주의해야 할 점까지 꼼꼼히 살펴보고, 라쿠텐 드라이브를 활용해 손쉽게 파일 공유하는 방법까지 정리해 보겠습니다.
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목차
1. 공유폴더란?
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공유폴더란 여러 사용자가 네트워크를 통해 동일한 폴더에 접근할 수 있도록 권한을 설정한 폴더입니다. 공유폴더를 활용하면 내부 네트워크를 이용하여 쉽게 파일을 공유할 수 있고, 여러 사용자와 공동작업, 공동편집 등 협업할 때 유용합니다. 예를 들어, 일회성 프로젝트를 진행할 때 프로젝트 기간 동안 공유폴더에 팀원이 아닌 멤버도 초대하여 함께 작업할 수 있습니다. 프로젝트가 종료된 이후에는 액세스 권한을 변경하여 보안을 유지할 수 있습니다.
① 공유폴더 장점
- 공동작업 가능: 팀원들이 동일한 파일을 함께 작업하고 수정할 수 있어 협업이 원활합니다. 공유폴더를 활용하면 팀의 생산성을 극대화할 수 있으며, 여러 팀원이 중복으로 작업하는 상황을 방지할 수 있습니다. 예를 들어, 여러 팀원이 동시에 문서를 편집하거나 개발자들이 같은 소스 코드를 수정할 때 유용합니다.
- 실시간 업데이트: 한 사람이 파일을 수정하면 모든 팀원이 즉시 변경 사항을 확인할 수 있다는 장점이 있습니다. 특히 문서 작성, 데이터 분석 등의 작업에서 실시간 업데이트는 유용합니다. 예를 들어, 회의록을 실시간으로 작성하고 파일 공유하면, 회의의 모든 참가자가 동일한 내용을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
- 하나의 파일로 작업 및 수정 가능: 여러 사람이 하나의 파일을 공유하여 작업한다면, 파일의 버전 관리가 용이합니다. 여러 사용자가 실시간으로 수정한 사항이 모두 반영되어 백업 파일을 보존하기 유리합니다.
② 공유폴더 단점
- 보안 취약성: 네트워크를 통해 파일을 공유하기 때문에 보안에 취약할 수 있습니다. 해커나 악의적인 사용자가 네트워크를 통해 접근할 가능성이 있으며, 최악의 경우에는 중요한 데이터가 유출될 위험이 있습니다. 이를 방지하기 위해서는 정기적인 보안 점검과 사용자 액세스 관리가 필요합니다.
- 네트워크 의존성: 공유폴더는 같은 네트워크 내에서만 접근이 가능하며, 외부 네트워크에서는 사용이 불가능합니다. 원격 근무, 출장 또는 평소 사용하던 PC를 사용할 수 없는 상황이라면 팀원들의 파일 접근이 원활하지 않을 수 있습니다. 이러한 문제점을 해결하기 위해 VPN 등을 사용할 수 있지만, 별도의 설정과 유지보수가 필요합니다.
- 접속 속도 저하: 많은 사용자가 공유폴더에 동시에 접속할 경우 파일 접속 및 작업 속도가 저하될 수 있습니다. 특히 공유폴더에 대용량 파일을 업로드하거나, 여러 사람이 동시에 용량이 큰 파일을 열 때 이러한 문제가 발생할 수 있습니다. 파일 접속 속도가 자주 저하된다면, 작업 효율성이 떨어질 수 있습니다.
2. 공유폴더를 만드는 방법 STEP 3!
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다음으로 공유폴더를 만드는 방법을 알아보겠습니다. 공유폴더는 동일한 네트워크를 공유하는 회사 PC에 생성하거나, 클라우드 스토리지를 사용하는 경우 스토리지 내부에 생성할 수 있습니다. 지금부터 Windows 11에서 공유폴더를 만드는 방법을 단계별로 정리해 보겠습니다.
- 네트워크 옵션 설정
공유폴더를 생성하기 앞서, 컴퓨터가 다른 기기와 파일을 공유할 수 있도록 네트워크 설정을 변경해야 합니다.
- 네트워크 설정 열기: 작업 표시줄에서 '제어판'을 검색한 후, '네트워크 및 인터넷' > '네트워크 및 공유 센터'로 이동합니다.
- 공유 옵션 변경:
- 왼쪽 사이드 바에서 '고급 공유 설정 변경'을 클릭합니다.
- '개인' 탭에서 '네트워크 검색' 및 '파일 및 프린터 공유' 켜기 옵션을 선택합니다.
- '게스트 또는 공용' 탭에서 '개인' 탭과 동일하게 옵션을 변경합니다.
- '모든 네트워크' 탭을 클릭하고, 위에서부터 순서대로 '공유 켜기', '128비트 암호화 사용(권장)', '암호 보호 공유 끄기' 옵션을 선택 후 창 하단의 '변경 내용 저장'을 클릭합니다.
- 네트워크 검색 활성화:
- 컴퓨터의 '파일 탐색기'를 실행하고, 왼쪽 사이드 바의 '네트워크' 메뉴를 클릭합니다.
- 네트워크 검색이 꺼진 경우, 화면 상단에 '네트워크 검색 및 파일 공유가 꺼져 있어 네트워크 컴퓨터와 장치가 표시되지 않습니다. 변경하려면 클릭하십시오.'라는 팝업이 생성됩니다. 해당 팝업 탭을 클릭합니다.
- '네트워크 검색 및 파일 공유 설정'을 클릭하고 '아니요' 옵션을 선택해 주세요.
- 다시 '파일 탐색기'로 돌아와서 왼쪽 사이드 바의 '네트워크' 메뉴를 클릭하면 공유폴더 또는 공유 PC를 조회할 수 있습니다.
- 공유폴더 생성
다음으로 공유폴더를 생성하고 설정할 차례입니다. 파일을 공유할 폴더를 만들고, 해당 폴더를 공유할 사용자와 액세스 권한을 설정합니다.
- 폴더 생성 및 폴더 속성 열기: 공유폴더로 설정할 폴더를 지정한 후, 마우스 우클릭 > '속성'을 클릭합니다.
- 사용자 추가: 속성 창에서 '공유' 탭으로 이동하고, '공유' 버튼을 클릭합니다. '네트워크 액세스' 창에서 'Everyone'을 선택하고 '추가'를 클릭합니다.
- 사용자 권한 설정: 추가된 'Everyone'의 사용 권한 수준을 '읽기' 또는 '읽기/쓰기'로 변경하고 '공유'를 클릭합니다.
- 공유 설정 완료: '네트워크 액세스' 창에 '폴더가 공유되었습니다.'라는 문구가 등장하면 '완료'를 클릭하여 설정을 마무리하고, 표시되는 네트워크 경로를 확인합니다.
- 고급 공유 설정 관리: 네트워크 공유 옵션과 사용자 권한을 세부적으로 설정하여 보안을 강화할 수 있습니다.
- 작업 표시줄에서 '고급 공유 설정 관리'를 검색하여 실행합니다.
- 왼쪽 사이드 바의 '네트워크 및 인터넷'을 클릭합니다.
- '네트워크 검색', '네트워크에 연결된 디바이스 자동 설정' 체크박스, '파일 및 프린터 공유', 공용 네트워크의 '네트워크 검색', '파일 및 프린터 공유', 모든 네트워크의 '공용 폴더 공유'까지 모두 켜줍니다. '파일 공유 연결'은 40비트 또는 56비트 암호화로 설정합니다.
- 마지막 항목 '암호로 보호된 공유'는 '끔'으로 설정합니다. '켬'으로 설정하면 공유폴더에 접근할 때 암호를 입력하도록 설정할 수 있습니다.
- 공유폴더 접속 경로 확인
공유 폴더 설정이 완료되면, 팀원들이 폴더에 접근할 수 있도록 접속경로를 확인하고 공유합니다.
- 공유폴더 경로 확인: 공유폴더를 우클릭하여 '속성'을 선택합니다. 공유 탭으로 이동하면 '네트워크 경로(N)'을 확인할 수 있습니다. 보통 '\컴퓨터이름\폴더이름' 형태로 표시됩니다. '\MyPC\ProjectFiles'와 같은 형식입니다.
- 경로 공유: 확인한 네트워크 경로를 팀원들에게 전달합니다. 팀원들은 다른 PC에서 접속 경로를 입력하여 공유폴더에 접근할 수 있습니다. 경로를 전달할 때는 이메일, 메시징 앱, 문서 등 다양한 방법을 사용할 수 있습니다.
- 접속 방법 안내: 팀원들에게 공유폴더에 접속하는 방법을 안내합니다.
- '파일 탐색기'를 실행하고 주소 표시줄에 '네트워크 경로'를 입력하여 공유폴더에 접근합니다.
- 작업 표시줄에서 검색 아이콘을 클릭해 '실행'을 검색하여 클릭하고, '네트워크 경로'를 직접 입력하여 공유폴더에 접근할 수 있습니다.
- 공유폴더를 생성한 컴퓨터의 IP 주소를 알고 있다면, '실행'에서 '₩₩. IP 주소'를 입력하여 공유폴더에 접근합니다.
3. 공유폴더 제작 시 주의점
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지금까지 공유폴더를 만드는 방법 3단계를 살펴보았다면, 다음으로 공유폴더를 제작할 때 주의해야 할 사항 2가지를 살펴보겠습니다.
① 사용자 액세스 권한 설정
공유폴더에 접근할 수 있는 사용자의 액세스 권한을 세부적으로 관리하는 것은 필수입니다. 세부적인 권한 설정을 통해 파일의 무단 접근을 방지하고, 파일 관리의 효율성을 높여보시기 바랍니다.
- 권한 설정: 사용자의 읽기, 쓰기, 수정 권한을 부여하거나 제한해야 합니다. 예를 들어, 관리자에게는 모든 권한을 부여하고, 일반 사용자에게는 읽기 전용 권한만 부여할 수 있습니다. 이처럼 액세스 권한을 설정하면 파일의 무분별한 수정이나 삭제를 방지하는 데 효과적입니다.
- 액세스 제어: 외부 사용자 또는 관계자가 아닌 이들이 공유폴더에 접근하지 못하도록 권한을 엄격하게 관리해야 합니다. 중요한 데이터의 유출을 방지하고, 정보의 보안 수준을 유지할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 종료 후에는 관련자의 접근 권한을 철회하여 보안을 강화할 수 있습니다.
② 보안 조치
공유폴더를 사용할 때는 보안에 특히 신경 써야 합니다. 네트워크를 통한 파일 공유는 여러 보안 위협에 노출될 수 있으므로, 철저한 보안 조치가 필요합니다.
- 바이러스 감염 방지: 공유폴더에 파일을 업로드하는 사용자들이 바이러스에 감염된 파일을 공유하지 않도록 주의해야 하는데요. 정기적으로 바이러스 검사를 실시하고, 의심스러운 파일을 확인하거나 차단하는 절차를 마련해야 합니다. 예를 들어, 파일 업로드 시 자동으로 바이러스를 검사하는 시스템을 도입할 수 있습니다.
- 보안 소프트웨어 사용: 백신 프로그램을 설치하고 정기적으로 업데이트하여 보안을 유지해야 합니다. 최신 보안 소프트웨어를 도입해 새로운 바이러스와 악성 소프트웨어로부터 데이터를 보호할 수 있습니다. 매주 백신 소프트웨어를 업데이트하고, 정기적인 시스템 검사를 통해 보안을 강화해야 합니다.
4. 손쉽게 공유폴더 만들고 싶다면? 라쿠텐 드라이브!
지금까지 공유폴더의 장단점, 공유폴더를 만드는 방법, 공유폴더 제작 시 유의사항까지 살펴보았습니다. 공유폴더는 같은 네트워크망에 접속한 PC와 사용자들만 접근이 가능하다는 제한이 있는데요. 오늘날 비즈니스 환경에서 필수적인 협업을 위해 외부의 인원과도 손쉽게 파일 공유하고 싶다면, 라쿠텐 드라이브의 클라우드 스토리지 활용을 추천합니다. 라쿠텐 드라이브와 같은 클라우드 스토리지에서는 같은 네트워크에 접속하지 않더라도 쉽게 파일을 공유할 수 있습니다.
공유폴더의 단점 중 하나는 여러 사용자가 동시에 접속했을 때 파일 접속 및 작업 속도가 저하되는 점이었는데요. 라쿠텐 드라이브의 공유폴더를 업무에 활용하면, 다른 드라이브 대비 최대 4배 빠른 속도로 파일 업로드 및 다운로드가 가능합니다. 그리고 관리자 콘솔 사용자를 지정하여 사용자의 데이터를 철저히 보호할 수도 있습니다. 라쿠텐 드라이브의 간단하고 강력한 관리 시스템을 통해 신뢰할 수 있는 환경에서 파일을 공유하고, 공동작업 및 공동편집의 효율을 극대화해 보세요.
지금까지 손쉬운 파일 공유 및 공동작업, 공동편집을 위해 필수적인 공유폴더의 장단점, 공유폴더를 만드는 방법 및 주의점까지 알아보았습니다. 같은 네트워크를 공유하는 PC에 공유폴더를 생성하는 것보다 라쿠텐 드라이브와 같은 클라우드 스토리지를 활용하여 보다 유연하고 효율적으로 파일을 공유하는 방법까지 정리해 드렸습니다. 라쿠텐 드라이브를 활용하여 전통적인 공유폴더의 한계를 극복하고, 안전하고 생산적인 협업 환경을 구축해 보시기 바랍니다.
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