ビジネスチャットプラットフォーム3つを徹底比較！自社に最適なメッセンジャーはどれ？
メッセンジャーでチャットルームを間違えてしまった経験はありませんか？日常で使用する個人用メッセンジャーは主にプライベートでのやり取りを行うものとして設計されているため、業務環境に完全に適しているとは言えません。業務用のメッセージを探すのが難しく、資料の保存期間も短いため、重要なファイルが期限切れになって開けなくなるリスクもあります。
一方、業務用メッセンジャーは会社の業務を円滑にするために開発されており、プロジェクト管理、共同作業、リアルタイムコミュニケーションなど、さまざまな業務活動をサポートし、現代のビジネス環境に欠かせない機能を提供しています。今回は、代表的なビジネスチャットプラットフォームを3つ紹介します。
目次
1. ビジネスチャットプラットフォームとは？
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ビジネスチャットプラットフォームは、職場内での効率的なコミュニケーションを可能にするメッセンジャーです。企業業務に特化したビジネス用メッセンジャーで、業務履歴の把握、ファイル共有、ビデオ会議や音声会議など、さまざまな機能を通じて業務効率を高めます。プロジェクトごとにグループを分けてファイルを共有することができ、メールや電話よりも迅速に確認できるという利点もあり、企業で好まれる傾向にあります。
2. ビジネスチャットを使用するメリットは？
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1) セキュリティ
個人用メッセンジャーで資料をやり取りする場合、内部データが個人アカウントに保存されるため、セキュリティが脆弱になる可能性があります。個人用メッセンジャーは、従業員が誤って社外の人物を業務用のチャットルームに招待してしまうと、内部資料が流出するリスクがありますが、業務用メッセンジャーはプロジェクト関連のチャットなど、資料の流出を防ぐ優れたセキュリティ機能を備えています。外部からのアクセスをブロックして企業の機密を保護し、二重認証や暗号化通信を通じてデータの安全性を強化し、高いセキュリティを提供します。
2) 業務履歴の把握
次に、業務履歴を迅速に把握できるという利点があります。個人用メッセンジャーは、新しいチャットルームに招待された場合、以前のメッセージを確認するのが難しく、送受信された画像やファイルなどが一定期間後に期限切れとなり、以前の履歴を把握するのが困難です。一方、ビジネスチャットプラットフォームの場合、メッセンジャー内でチャット内容やファイルをそのまま確認することができます。新入社員であっても、既存の業務進行状況を確認でき、業務を速やかに理解できます。継続的な記録の保存はチーム内の情報共有と共同作業を促進し、過去のチャットやファイルを迅速に見つけられるため、業務処理速度が向上します。
3) ファイル共有
業務中にはデザインファイルや事業提案書など、大容量ファイルをやり取りすることも多いでしょう。ファイル最大転送容量が制限される個人用メッセンジャーと異なり、ビジネスチャットプラットフォームはファイルの保存期間が長く、共有できるファイルの容量が大きいという利点があります。また、ファイルのバージョン管理を通じて、ファイルをいつでも簡単に見つけることができ、ファイルの損失リスクも減少させることができます。さらに、ファイル共有時にはアクセス権限を設定できるため、重要な文書のセキュリティを保ちながら共同作業を進めることができます。
4) 業務効率の向上
業務用チャットと個人用チャットを分離することで、業務効率を高めることができます。具体的には業務用チャットと個人用チャットを混同しないようにチャネルやグループを分け、各チーム/プロジェクトごとに専用チャネルを作成して使用します。これにより、特定のテーマについての議論が体系的に行われ、業務に応じて必要な情報を簡単に見つけることができます。業務関連資料とチャットが一箇所に集中しているため、意思決定プロセスが明確になり、重要な情報が個人用チャットに埋もれることもありません。
3. ビジネスチャットプラットフォーム3選
1) ラインワークス
出処 : LINE WORKS
✅ ラインワークスの主な機能: チャット、ウェブ会議、掲示板、スケジュール、タスク管理、アンケート、メールなど
✅ こんな方におすすめ: 現場職、事務職などチームが多くリアルタイムファイル共有が必要な組織
ラインワークスは、LINEと連携するビジネスメッセンジャーです。チャット、ウェブ会議、掲示板、スケジュール管理、タスク管理、アンケート、メールなど、豊富な機能を備えており、現場職や事務職などチームが多い組織に適しています。最大の特徴は、アプリの機能を連携させられる点です。たとえば、チャットルーム全員にメールを送信したり、スケジュールを確認したり、その場でアンケートを実施するなど、さまざまな作業を1つの画面で簡単に行うことができます。
2) チャットワークアプリ
出処 : Chatwork
✅ チャットワークアプリの主な機能: リアルタイムメッセージ送信、ファイル共有、ビデオ会議、タスク管理、検索など
✅ こんな方におすすめ: 強力なセキュリティ機能を求める組織
チャットワークアプリは、シンプルで直感的なインターフェースを通じてチームメンバーとの円滑なコミュニケーションをサポートするプラットフォームです。主な機能は、リアルタイムメッセージ送信、ファイル共有、ビデオ会議、タスク管理、および検索機能があります。特に大容量ファイルの共有および管理が容易に行えるように設計されており、ファイル損失リスクを減少させ業務効率を向上させます。高いセキュリティ性を備えており、機密情報を安全に保護できるだけでなく、モバイルとデスクトップ環境の両方で使用可能です。
3) スラック
出処 : Slack
✅ 主な機能: メッセージ、通知、ワークスペース、カスタマイズ可能なセクション、オーディオおよびビデオクリップ、検索など
✅ こんな方におすすめ: 短期プロジェクトが多い組織
スラックは、メッセージ、通知、ワークスペース、カスタマイズ可能なセクション、オーディオおよびビデオクリップ、検索など、多様な機能を提供するビジネスチャットプラットフォームです。個別のチャネルを作成してチームごと、プロジェクトごとに議論を進められるという利点があります。すべてのプロジェクトの内容を知る必要はなく、必要なチャネルでのみコミュニケーションを取れるため効率的です。プロジェクトが更新されると通知が届くため、複数のソフトウェアに接続する必要がなく、2400種類以上のソフトウェアと連携可能で、さまざまな業務ツールを1つのプラットフォームで管理できます。
4. ビジネスチャットプラットフォームでファイルを送信するなら？楽天ドライブ！
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今回は、ラインワークス、チャットワークアプリ、スラックの主要機能と特徴を比較分析しました。これらの業務用メッセンジャーを使用することで、チームメンバーと効率的にコミュニケーションを取ることができます。楽天ドライブのクラウドストレージサービスと連携すれば、大容量ファイルも簡単にやり取りできます。楽天ドライブの導入を通じて業務効率を向上させ、チームメンバーとの共同作業を促進してみてください。