クラウドストレージでファイル共有すべき理由４選
クラウドストレージは重要な情報を安全に保存しながら、いつでもどこでもファイルにアクセスできるサービスです。チームでプロジェクトを進める際に、さまざまな文書、画像、動画などのファイルを共有しますが、その際チームメンバーがクラウドのリンク共有を活用すれば、共同作業が一層容易になります。ここでは、クラウドストレージでファイルを共有すべき理由を4つ紹介します。
目次
1. ファイルの共有方法は？
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プロジェクトの協力を進める際に、チームメンバーを含む複数のユーザーに共通のファイルを共有します。このとき、ファイル共有の方法はファイルの種類、データ、セキュリティレベルによって異なります。
1) メール、メッセンジャーによるファイル共有
モバイルやデスクトップで添付ファイル送信機能を提供するメールやメッセンジャーを通じてファイルを共有できます。メールやメッセンジャーを通じた一般の添付は20～25MBまで、 大容量ファイル送信は2GBまで可能です。ファイル容量が2GBを超える場合、メールやメッセンジャーによるファイル送信は難しいことが多いです。
- Gmail、WhatsApp、Facebook Messenger、Slack、Line Works など
2) ファイル転送プログラム（FTP）
サーバーに接続してファイルを保存し、インターネットでファイルを転送できます。FTPを使用してファイルをやり取りするには、FTPサーバーとFTPクライアントが必要です。デスクトップにFTPクライアントプログラムをインストールし、サーバーのホストアドレス、ユーザー名、パスワードを入力すれば、安全なファイル保存および共有が可能です。
- IBM Aspera、File Catalyst、Media Shuttle など
3) クラウドストレージ
クラウドにファイルをアップロードし、リンク共有を通じてアクセス権が付与されたユーザーにいつでもどこでもリアルタイムでファイルを共有できます。アクセス権があるユーザーはクラウドのファイルを作成、修正、削除できます。クラウドストレージを使用すると、大容量ファイルを迅速に転送できます。
- Google Drive、One Drive、楽天ドライブ、Dropbox など
2. クラウドストレージの4つの利点
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1) コスト削減
ビジネスの規模やデータアクセス頻度に応じて適切なコストのストレージプランを選択できます。必要に応じてクラウドストレージ容量を追加または削除できるため、コストとリソースの効率的な管理が可能です。サーバーを購入し維持するなど、別途インフラ維持管理コストが必要ないのが利点です。
2) セキュリティ
ファイル保存および転送時のデータ暗号化、パスワード暗号化、アクセスおよびログ追跡などのセキュリティ機能を通じてデータを安全に保護し、ビジネスの継続性を維持します。重要度の高いプロジェクト機密文書のアクセス権限を詳細に調整し、資料漏洩を防ぎ、セキュリティを強化します。
3) データバックアップ
さまざまな拡張子の業務ファイルを定期的にバックアップしてクラウドに安全に保存できます。アクセス頻度が低いデータは低コストのストレージオプションにアーカイブし、効率的なデータ管理が容易です。クラウドストレージは最新バージョンのファイルのリアルタイム同期を提供するため、エラーが発生してもデータ損失なしにファイルを復旧できます。
4) 拡張性/柔軟性
ファイル保存スペースが不足した場合、ストレージ追加購入を通じて事実上無制限の保存容量拡張が可能です。 大容量ファイル送信および保存のために新しいハードウェアを追加する必要なく、いつでもどこでも柔軟なクラウドアクセスを業務に活用できます。リモートワークや協力を行う際に生産性を向上させることができます。
3.ファイル共有を希望するなら？楽天ドライブ！
別途サーバーを設置するのが面倒だったり、 大容量ファイル送信の容量制限が問題になる場合、クラウドストレージを活用したファイル共有をお勧めします。楽天ドライブを活用すれば、クラウドにファイルをアップロードし、リンクを共有する簡単な方法でメンバーと効率的に協力でき、共有ファイルを安定的に管理できます。
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楽天ドライブは十分な保存容量を提供します。楽天ドライブプロは1人当たり1TBを、楽天ドライブビジネスは1人当たり3TBのクラウド容量を提供します。楽天ドライブを業務に活用すれば、共有フォルダーまたはチームフォルダーに多くの重要なファイルをアップロードでき、チームメンバーまたはアクセス権が付与されたユーザーは共有フォルダーおよびファイルにすぐにアクセスできるため、共同作業が容易です。現在、楽天ドライブプロを登録すると最初の30日間を無料で体験できます。
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また、楽天ドライブのチーム管理者は管理コンソールを通じてストレージを管理および制御できます。管理コンソールでチームメンバーの管理、活動モニタリング、チーム設定を通じて共有アクセスおよびセキュリティレベルを調整できます。
これまで、プロジェクト協力の際に活用できるファイル共有方法3つと、その中でもクラウドストレージでファイルを共有するべき理由4つをまとめました。楽天ドライブを活用すれば、チームメンバーに業務ファイルを迅速に共有でき、安全かつ効率的にデータを管理できます。楽天ドライブの導入を通じて、業務の生産性を革新的に向上させてみてください。